Pengelolaan Keamanan

PEDOMAN PELAKSANAAN TUGAS TENAGA OPERASIONAL PENGAMANAN

Pengamanan adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu unit organisasi atau instasi untuk melaksanakan pengamanan baik fisik maupun material dari faktor-faktor gangguan keamanan, baik dari dalam maupun dari luar.

Kantor DPD RI DIY merupakan sistem pendukung bagi Anggota DPD RI dalam menjalankan tugasnya di daerah pemilihan sebagaimana diamanatkan oleh pasal 252 ayat (4) UU MD3. Salah satu bentuk dukungan Kantor DPD RI DIY terhadap Anggota DPD RI daerah pemilihan DIY adalah memberikan dukungan pengamanan terhadap Anggota DPD RI baik terhadap diri Anggota DPD RI sendiri maupun terhadap kegiatan Anggota DPD RI khususnya kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan Kantor DPD RI DIY. Selain memberikan dukungan pengamanan terhadap Anggota DPD RI daerah pemilihan DIY, kegiatan pengamanan juga dilakukan terhadap Pimpinan dan Anggota DPD RI, Pejabat dan Pegawai Sekretariat Jenderal DPD RI, pekerja lainnya dan stakeholder yang melakukan kegiatan di lingkungan Kantor DPD RI DIY serta pengamanan terhadap aset Barang Milik Negara yang berada di lingkungan Kantor DPD RI DIY.

Unit kerja di Kantor DPD RI DIY yang bertanggung jawab terhadap kegiatan pengamanan dan ketertiban adalah Sub Bagian Kepegawaian, Tata Usaha dan Rumah Tangga dibawah koordinasi Kepala Kantor dan Biro Umum Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia.

Petugas Pengamanan yang kemudian disebut Pengamanan Dalam memiliki tugas pokok melaksanakan penyiapan koordinasi, perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang pengelolaan keamanan dan ketertiban di lingkungan Kantor DPD RI DIY.

Dalam melaksanakan tugas Pengamanan Dalam berprinsip:

  1. Taat dan patuh terhadap perintah pimpinan;
  2. Menjaga etika dan kesopanan;
  3. Bersikap jujur, disiplin dan profesional;
  4. Cepat dan tepat dalam mengambil keputusan;
  5. Adil dan teguh prinsip dalam menegakkan aturan; dan
  6. Menjaga kehormatan diri dan menjunjung tinggi kehormatan lembaga dan Korps Pengamanan Dalam.
  • 1) Melaksanakan pengamanan secara menyeluruh di lingkungan Kantor DPD RI DIY.
  • 2) Mengadakan pengaturan untuk menertibkan lingkungan kerja di Kantor DPD RI DIY.
  • 3) Mengawasi mobilitas orang-orang yang berada di lingkungan Kantor DPD RI DIY.
  • 4) Melakukan patroli di lingkungan Kantor DPD RI DIY.
  • 5) Mengawasi mobilitas kendaraan dan mengatur lalu lintas di sekitar lingkungan kantor DPD RI DIY.
  • 6) Memberikan tanda bahaya dan pertolongan.
  • 7) Melakukan penjagaan keberadaan aset Barang Milik Negara di lingkungan Kantor DPD RI.
  • 8) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan/pejabat yang berwenang di Kantor DPD RI DIY.
  1. Petugas Pengamanan Dalam diwajibkan memelihara kebersihan badan dan pakaian seperti:
    • 1) Rambut harus dicukur rapi dan bersih, potongan rambut bagian depan, atas samping dan belakang tidak lebih dari 2 (dua) cm.
    • 2) Berpakaian rapi, bersih, dan lengkap sesuai dengan ketentuan seragam Pamdal yang telah ditetapkan.
    • 3) Tidak berjenggot dan apabila berkumis harus tertata dengan rapi.
  2. Menerapkan 3S (Senyum, Salam, Sapa) dengan sikap ramah dan simpatik.
  3. Bertindak sopan, ramah tetapi tegas, luhur, berani, adil dan bijaksana.
  4. Ulet, tabah, sabar dan percaya diri dalam mengemban tugasnya.
  5. Memegang teguh rahasia yang dipercayakan kepadanya.
  6. Trengginas/tanggap (responsive), cepat dan tepat dalam memberikan perlindungan dan pengamanan.
  7. Mentaati peraturan dan menghormati norma-norma yang berlaku di Kantor.
  8. Selalu dapat bekerjasama, tidak bersikap acuh tak acuh (masa-bodoh) atau bertindak tidak sopan baik kepada atasan, pegawai, sesama petugas pengamanan dalam serta tamu, maupun masyarakat sekitarnya.
  9. Dapat menciptakan suasana lingkungan kerja yang aman, nyaman dan tenteram.
  10. Sikap rendah hati dan tidak arogan.
  11. Sebagai suri tauladan atau contoh terhadap lingkungan kerja maupun lingkungan masyarakat.

  Setiap petugas pengamanan dalam diwajibkan untuk:

  • 1) Datang tepat waktu sesuai jam kerja yang telah ditentukan.
  • 2) Mengenal dan mengetahui identitas semua Pegawai Kantor DPD RI DIY dan Staf Pendukung Anggota DPD RI DIY.
  • 3) Tetap stand-by dan dilarang keras mengosongkan pos jaga, jika karena sesuatu hal petugas pengamanan dalam terpaksa harus meninggalkan pos; maka yang bersangkutan harus melapor dan koordinasi dengan Atasan dan regu jaga
  • 4) Mengatur parkir kendaraan dengan rapi, tertib dan teratur.
  • 5) Mencatat dan mengidentifikasi setiap tamu yang berkunjung ke lingkungan kerja.
  • 6) Menindaklanjuti setiap laporan yang masuk, terutama menyangkut ancaman terhadap kondisi keamanan dan kenyamanan di lingkungan Kantor.
  • 7) Melapor kepada Atasan terlebih dahulu secara lisan/telepon, jika yang bersangkutan berhalangan hadir karena disebabkan oleh force-majeur. Kemudian ketika saat masuk aktif bekerja kembali, yang bersangkutan harus membawa surat atau bukti-bukti yang otentik, berupa Surat Dokter atau Surat Keterangan dari Pihak Berwenang.
  • 8) Mengisi buku catatan/register kerja harian pengamanan dalam secara benar dan teliti atas setiap kejadian selama jam kerja petugas yang bersangkutan berlangsung.
  • 9) Loyal kepada pimpinan dan melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya sebagai subjek pengaman dan penertib di lingkungan kerja serta melaksanakan semua peraturan yang berlaku di Kantor dengan disiplin, konsisten dan konsekuen.
  • 10) Mengingatkan dan menganjurkan pemakaian kelengkapan keamanan berkendara, seperti menggunakan helm pengaman bagi pengendara sepeda motor dan sabuk pengaman bagi pengemudi mobil dan penumpangnya.
  • 11) Selama bertugas harus teliti, hati-hati, tertib, penuh perhatian dan tetap waspada.

  Hal-hal yang dilarang keras dilakukan oleh Petugas Pengamanam Dalam, yaitu:

  • 1) Meminum minuman keras / mabuk-mabukan pada saat bertugas.
  • 2) Melakukan tindakan asusila, bertindak tidak sopan, melanggar norma-norma yang berlaku dalam masyarakat.
  • 3) Merokok, tidur, bercanda yang berlebihan, meminta uang tips, meninggalkan pos pada saat sedang bertugas.
  • 4) Berjudi, main kartu (walaupun tanpa uang) di lingkungan kerja.
  • 5) Mengeluarkan kata-kata yang tidak senonoh, meskipun dengan menggunakan bahasa daerah.
  • 6) Berbuat onar dan berkelahi, baik dengan sesama rekan kerja atau dengan orang lain di lingkungan Kantor.
  • 7) Menimbulkan keresahan dengan menghasut/fitnah antara sesama rekan kerja dan atau dengan Kantor atau menyebar issue yang berbau SARA.
  • 8) Melanggar 4 sikap dasar mental (ikhlas, jujur, disiplin dan tanggung-jawab).
  • 9) Memakai, mengedarkan barang Napza dan atau sebagai bandar.
  1. Mengadakan pengaturan dengan maksud menegakkan tata tertib yang berlaku di lingkungan kerja, khususnya yang menyangkut keamanan dan ketertiban atau tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor.
  2. Melaksanakan tugas dan fungsi sesuai penempatan lokasi jaga masing-masing.
  3. Melaksanakan tugas dan fungsi sesuai penempatan lokasi jaga masing-masing.
  4. Melakukan patroli/penyisiran di sekitar tempat tugasnya menurut rute dan waktu yang ditentukan dengan maksud mengadakan pengawasan dan pemeriksaan terhadap segala sesuatu yang tidak wajar dan tidak pada tempatnya yang dapat atau diperkirakan menimbulkan ancaman dan gangguan di sekitar lingkungan Kantor.
  5. Mengambil langkah-langkah dan tindakan awal bila terjadi tindak pidana, antara lain seperti :
    • Mengamankan tempat kejadian perkara (TKP).
    • Menangkap dan memborgol pelakunya (apabila pelaku tertangkap).
    • Menolong korban.
    • Melaporkan kepada atasan/pejabat Kantor DPD RI DIY yang berwenang.
    • Berkoordinasi/meminta bantuan POLISI setempat.
  6. Memberikan tanda-tanda bahaya, keadaan darurat atau kejadian lain yang membahayakan jiwa, badan atau harta benda orang banyak disekitar Kantor melalui peralatan alarm.
  7. Melakukan tindakan darurat pengamanan apabila terjadi suatu insiden yang dapat menyebabkan terjadinya kebakaran atau terancamnya keselamatan jiwa Pegawai Kantor DPD RI DIY selama berada di lingkungan kerja.
  8. Melakukan penjagaan keberadaan aset Barang Milik Negara, sarana dan prasarana di lingkungan Kantor DPD RI DIY.
  9. Melakukan pemeriksaan dan menanyakan keperluan kepada setiap tamu serta meminta mengisi buku tamu.
  10. Memeriksa, mencatat nomor kendaraan dan nama pengemudi serta memeriksa kelengkapan dari dokumen pengiriman barang.
  11. Melarang orang-orang yang tidak berkepentingan mendekati tempat-tempat yg dilarang dimasuki, kecuali oleh Pegawai Kantor DPD RI DIY.
  12. Mengatur lalu lintas kendaraan yang keluar masuk serta melakukan pengaturan parkir mobil dan motor di lingkungan Kantor DPD RI DIY.
  13. Mengingatkan pengguna kendaraan terutama Pegawai Kantor DPD RI DIY yang tidak menggunakan peralatan keselamatan (helm bagi pengguna sepeda motor, sabuk pengaman untuk pengemudi dan penumpang yang duduk di kursi depan mobil)
  14. Melakukan pencatatan segala aktivitas dan kegiatan di sekitar tempat tugas secara lengkap.
  15. Mengecek dan memastikan semua perangkat komputer sudah dalam keadaan mati setiap jam pulang kantor dan tidak lagi digunakan serta berkoordinasi dengan Pegawai yang bersangkutan apabila komputernya masih menyala melalui telpon/whatsap.
  16. Mengecek dan memastikan lampu di semua ruangan dalam keadaan mati ketika sudah tidak lagi digunakan.
  17. Memeriksa alat-alat PPPK dan APAR secara berkala dan memastikan berfungsi dengan baik.
  18. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan/pejabat yang berwenang di Kantor DPD RI DIY

  Setiap pergantian tugas-jaga dari satu shift ke shift berikutnya diwajibkan adanya acara serah-terima tugas-jaga. Adapun tata-cara
  penyerahan tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Serah terima tugas jaga dilaksanakan setiap hari pada pukul 07.00 WIB.
  2. 10 (sepuluh) menit sebelum acara serah-terima dimulai, petugas jaga shift berikutnya harus sudah di tempat jaga.
  3. Pastikan petugas jaga shift awal sudah menyelesaikan pekerjaannya dengan tertib dan seksama.
  4. Petugas jaga shift awal, wajib membersihkan dan merapikan ruang/pos jaga; sebelum serah-terima dilakukan. Petugas jaga shift berikutnya tidak diperbolehkan masuk kedalam ruang/pos jaga sebelum petugas jaga shift awal menyelesaikan pekerjaannya.
  5. Serah-terima dilakukan tepat pada waktu yg telah ditentukan (jam pergantian shift).
  6. Dalam rangka serah-terima tugas-jaga dari petugas jaga shift sebelumnya ke petugas jaga shift berikutnya (yang menggantikan), harus melakukan:
    • 1) Pemeriksaan buku-buku/register yang harus ada di pos jaga; apakah sudah diisi dengan seksama dan berada dalam keadaan lengkap dan telah ditanda-tangani oleh petugas jaga shift sebelumnya.
    • 2) Pemeriksaan barang-barang inventaris di ruang pos jaga; apakah telah sesuai dengan daftar barang-barang inventaris yang ada dan harus diserah terimakan.
    • 3) Pemeriksaan alat-alat lainnya yang diperlukan.
    • 4) Pemeriksaan apakah ada instruksi/pengumuman dari Kantor yang perlu disosialisasikan.
  7. Setelah hal-hal tersebut di atas dilakukan, maka segera diadakan apel serah-terima tugas-jaga dari petugas shift sebelumnya ke petugas shift yang baru.
  8. Dalam apel serah-terima tersebut, petugas jaga shift yang lama melaporkan kejadian-kejadian penting pada saat mereka bertugas (jika ada), dan menyerahkan tugas selanjutnya kepada petugas jaga shift yang baru.
  9. Petugas jaga shift yang baru menyatakan menerima pekerjaan tersebut.
  1. Jumlah personil Pengamanan Dalam adalah 6 ( enam) orang.
  2. Waktu kerja regu shift adalah sebagai berikut :
    1. Kelompok I (shift pagi) : jam 07.00 s/d 16.30 WIB
    2. Kelompok II (shift penuh) : jam 07.00 s/d 07.00 WIB
    3. Kelompok III (libur) : libur
  3. Waktu serah terima tugas jaga : jam 07.00 WIB
  4. Jadwal jaga disusun setiap 2 bulan sekali oleh Kepala Subbagian Kepegawaian, Tata usaha dan Rumah Tangga.
  1. Petugas Pengamanan Dalam bertanggung-jawab kepada Atasan.
  2. Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan ketertiban di area pos jaga
  3. Melarang orang lain yang tidak berkepentingan berada di area pos jaga.
  4. Mengatur kelancaran arus lalu-lintas kendaraan yang keluar-masuk di lingkungan Kantor
  5. Menjaga keamanan dan ketertiban di area pintu gerbang masuk maupun keluar dan daerah sekitarnya.
  6. Menginstruksikan setiap tamu untuk mengisi buku tamu yang telah disediakan.
  7. Mengawasi dan meningkatkan kewaspadaan terhadap oknum-oknum yang diperkirakan dapat menimbulkan gangguan keamanan dan ketertiban di lingkungan Kantor. Jika mencurigakan segera memberitahukannya kepada Atasan dan bila kondisi darurat, segera lakukan koordinasi dengan aparat terkait
  8. Selalu berpenampilan simpatik, sopan dan tegas serta siap memberikan informasi umum seputar Kantor, apabila diperlukan
  9. Selalu tanggap dan waspada terhadap gejala-gejala pencurian, kebakaran, gangguan keamanan, dan usaha-usaha sabotase lainnya.
  10. Selalu dapat memantau keamanan setelah jam kerja terhadap karyawan maupun lingkungan.
  1. Bersikap tenang dan jangan panik.
  2. Membunyikan alarm kebakaran dan menginformasikan adanya kebakaran kepada semua Anggota, pegawai, staf pendukung dan tamu yang berada di kantor dan melaporkan kepada pejabat/atasan yang berwenang.
  3. Mengevakuasi semua orang dan asset penting yang berada di Kantor menggunakan tangga darurat (hindari menggunakan lift) menuju ke titik kumpul yang telah ditentukan dan mencegah terjadinya kepanikan pada semua orang.
  4. Mengamankan lokasi dari oknum-oknum yang ingin mengambil kesempatan dalam kesempitan; dengan melakukan screening dan menutup akses pintu masuk ke TKP.
  5. Segera menghubungi Pemadam Kebakaran, Ambulance, Kepolisian dan pihak lain yang berwenang.
  6. Mengatur lalu lintas agar tidak terjadi kemacetan sehingga memudahkan mobil pemadam kebakaran untuk masuk ke lingkungan kantor dan petugas kebakaran segera bertindak.
  7. Berusaha melakukan pemadaman awal menggunakan alat pemadam kebakaran yang tersedia di kantor guna melokalisir atau membatasi area kebakaran.
  8. Pos jaga tidak boleh ditinggalkan dengan alasan apapun.
  9. Pihak-pihak yang tidak berkepentingan dilarang masuk ke TKP, kecuali dari instansi terkait seperti: Pemadam kebakaran, Kepolisian, Ambulance dan aparat terkait lainnya.
  10. Melakukan pengejaran terhadap pelaku kejahatan (jika diperlukan).
  11. Membantu petugas yang berwenang dalam melakukan pemeriksaan, pendataan dan pengumpulan barang bukti.
  12. Petugas Pengamanan Dalam harus mengerti dan mengetahui serta mampu mengoperasikan peralatan pemadam kebakaran yang tersedia di kantor.
  13. Barikade dibuka kembali, apabila darurat kebakaran/keamanan telah selesai.
  1. Bersikap tenang, tidak panik dan tidak gugup.
  2. Segera menyelamatkan korban terutama manusia melalui tangga darurat (hindari pemakaian lift) dan mengarahkan menuju titik kumpul yang telah ditentukan.
  3. Segera hubungi instansi terkait (pemadam kebakaran, ambulance, kepolisian, dll).
  4. Segera memutuskan aliran listrik dari luar apabila ada atau dengan cara mematikan saklar induk dan semua sekring dan membiarkan sekring pada tempatnya.
  5. Mengevakuasi, menempatkan dan mengamankan aset kantor (dokumen dan peralatan penting) yang dapat diselamatkan ke lokasi yang aman.
  6. Mengamankan dan melarang orang yang tidak berkepentingan memasuki lokasi yang terkena bencana alam.
  7. Setelah bencana alam berakhir dan dinyatakan aman melakukan penyisiran seluruh lokasi untuk memeriksa korban dan aset perusahaan yang harus diselamatkan.
  8. Membuat laporan tertulis terkait peristiwa yang terjadi dan melaporkan kepada pejabat/atasan yang berwenang.
  1. Tidak panik dan bersikap tenang.
  2. Segera melaporkan kepada pejabat/atasan yang berwenang.
  3. Segera berkoordinasi dengan pihak kepolisian dan meminta bantuan tambahan pengamanan di lokasi unjuk rasa.
  4. Mengatur dan memeriksa arus lalu lintas keluar masuk Anggota, pegawai, tamu dan kendaraan di lingkungan kantor serta mengecek alat yang sekiranya diperlukan untuk mengantisipasi kejadian yang tidak diharapkan (hidrant, APAR, dll).
  5. Mencegah dan menjauhkan peserta unjuk rasa dari lokasi penting kantor.
  6. Menutup semua akses pintu masuk dan keluar kantor untuk mencegah peserta unjuk rasa masuk ke dalam lingkungan kantor.
  7. Melarang orang yang tidak berkepentingan berada di sekitar lokasi unjuk rasa.
  8. Tetap menjaga dan mempertahankan situasi terkendali sampai dengan unjuk rasa selesai.
  9. Berusaha menghalau peserta unjuk rasa dengan sopan, tidak arogan dan tidak menggunakan kekerasan apabila peserta unjuk rasa bertindak diluar kendali dan mengakibatkan kerusuhan maupun kerusakan.
  10. Segera evakuasi seluruh orang yang berada di kantor apabila terjadi kerusuhan ke lokasi titik kumpul yang aman yang telah ditentukan.
  11. Setelah kerusuhan berakhir dan dinyatakan aman, melakukan penyisiran seluruh lokasi untuk memeriksa jika ada korban dan melakukan pendataan aset di lingkungan kantor yang mengalami kerusakan.
  12. Membuat catatan tertulis secara lengkap terkait peristiwa yang terjadi dan melaporkan kepada pejabat/atasan yang berwenang.
  1. Patroli (tugas-keliling) harus dilaksanakan setiap saat secara berkesinambungan (rutin) sesuai dengan jadwal yang telah dibuat oleh Sub Bagian Kepegawaian Tata Usaha dan Rumah Tangga.
  2. Pada malam hari petugas harus melakukan patroli minimal tiga jam sekali, terhitung mulai pukul 19.00 WIB s/d 06.00 WIB.
  3. Siapkan dan pastikan semua peralatan patroli dalam keadaan siap untuk digunakan, seperti;
    1. Senter,
    2. Tongkat pemukul,
    3. Borgol,
    4. Handy-talkie (pesawat radio panggil) atau alat komunikasi lainnya.
  4. Pada waktu berpatroli petugas harus selalu waspada, mengerti, mengetahui dan menguasai keadaan daerah kerja (lokasi), sehingga apabila terjadi sesuatu hal yang mengancam keamanan akan bisa diketahui sasarannya.
  5. Kenali batasan diri ketika dalam situasi yang memerlukan bantuan khusus, segera laporkan ke atasan atau pihak yang berwenang.
  6. Patroli dilakukan terhadap objek-objek vital di lingkungan Kantor, seperti: ruang anggota, kepala kantor dan sekretariat, Gudang, ruang control lantai 1, ruang genset, ruang penampungan air, area parkir kendaraan, akses pintu masuk/keluar dan Pos jaga.
  7. Dalam melakukan patroli, petugas agar menggunakan rute yang acak; jangan menggunakan rute yang sama dan berhenti pada lokasi-lokasi yang strategis dan tempat-tempat yang penting.
  8. Jika salah seorang petugas melakukan patroli; maka petugas lainnya stand-by dan dalam posisi waspada di pos jaga (pos tidak boleh ditinggalkan dalam keadaan kosong dengan alasan apapun).
  9. Setiap selesai melakukan patroli, petugas mencatat dalam buku monitoring keamanan mengenai keadaan/situasi pada saat patroli dilaksanan.
  1. Petugas yang berada di pos jaga depan segera menginformasikan apabila Anggota DPD RI memasuki lingkungan kantor.
  2. Petugas yang berada di Lobby/Frondest mempersiapkan lift, serta mengantarkan Anggota DPD RI hingga lantai 3.
  3. Petugas di lantai 3 menginformasikan kedatangan Anggota kepada petugas kebersihan, serta bersiap menunggu di depan lift, serta mengantarkan Anggota menuju ruang kerjanya.
  4. Petugas di lantai 3, menanyakan kepada Staf Ahli Anggota DPD terkait kegiatan Anggota untuk antisipasi mobilitas dan pengamanan Anggota DPD RI.

Tamu harus dilayani dengan baik agar merasa nyaman dan terpenuhi kepentingannya dengan baik.

Prosedur penerimaan tamu meliputi:

  1. Pasang papan tanda Tamu Wajib Lapor.
  2. Semua tamu wajib melapor kepada Petugas Pengamanan Dalam.
  3. Apabila tamu menggunakan kendaraan, Petugas Pengamanan Dalam mengarahkan ke tempat parkir tamu yang telah tersedia.
  4. Petugas Pengamanan Dalam wajib menyeleksi tamu-tamu bagi Anggota maupun Pejabat dan Pegawai Kantor DPD RI DIY.
  5. Selalu menerapkan 3S (Senyum, Sapa, Salam) dengan sikap simpatik.
  6. Memberi sapaan kepada tamu dengan sikap berdiri dengan senyum, ramah, sopan-santun dan simpatik; dengan mengucapkan: “Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam, ada yang bisa kami bantu Pak/Ibu/Mas/Mbak?
  7. Setelah tamu memberitahukan tujuan kedatangannya, tamu diarahkan untuk mengisi buku tamu terlebih dahulu dan dimohon untuk menitipkan kartu identitas seperti KTP/SIM yang masih berlaku, kemudian Petugas Pengamanan Dalam memberikan kartu visitor untuk dikenakan/dipasang di saku baju tamu tersebut.
  8. Petugas Pengamanan Dalam segera menghubungi orang yang dituju oleh tamu dengan mengucapkan: “Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam, Petugas jaga disini, ada tamu yang ingin menemui Bapak/Ibu ... dari ... !”.
  9. ika yang dituju adalah Anggota DPD RI maka sampaikan kepada sekretaris atau staf dari Anggota DPD RI dimaksud terkait kedatangan tamu.
  10. Jika orang yang dituju baik Anggota DPD RI maupun Pegawai tidak menghendaki menerima kedatangan tamu tersebut, segera sampaikan kepada tamu tersebut bahwa yang bersangkutan tidak berada di tempat atau sedang tugas keluar. Sebaliknya, jika berkenan menerima minta agar tamu bersabar untuk menunggu sejenak.
  11. Tamu dipersilahkan dan diarahkan untuk duduk di ruang tunggu yang telah disediakan.
  12. Jika sudah ada konfirmasi dari orang yang dituju, jangan biarkan tamu berjalan sendiri, antar dan berilah petunjuk mengenai lokasi/ruangan yang harus dituju tempat tamu tersebut akan diterima.
  13. Jangan lupa mengucapkan terima-kasih kepada tamu, saat mereka akan meninggalkan kantor dan mintalah kembali kartu visitor sekaligus mengembalikan kartu identitas yang bersangkutan.
  14. Aturan dan prosedur ini wajib ditaati oleh Petugas Pengamanan Dalam dan tamu. Apabila tamu tidak mengindahkan prosedur yang berlaku, Petugas Pengamanan Dalam berwenang untuk tidak mengizinkan tamu masuk ke area kantor.
  1. Konfirmasikan kepada pengirim surat tentang identitas penerima surat yang dituju, isi surat dan contact person yang dapat dihubungi untuk konfirmasi terkait isi surat.
  2. Catat surat pada agenda penerimaan surat dan minta pengirim surat untuk tanda tangan serta menuliskan nomor HP.
  3. Sampaikan surat kepada tujuan surat.
  4. Apabila surat diterima di luar hari/jam kerja, segera dilaporkan kepada atasan.
  1. Konfirmasikan kepada pengirim barang tentang identitas penerima barang yang dituju dan isi barang.
  2. Melakukan pencatatan barang pada agenda penerimaan barang dan minta pengirim barang untuk tanda tangan serta menuliskan nomor HP (Baik barang milik Kantor, Anggota, Pegawai dan Rekanan yang melakukan pekerjaan perbaikan di Lingkungan Kantor DPD RI DIY).
  3. Sampaikan barang kepada penerima yang dituju.
  4. Apabila barang diterima di luar hari/jam kerja, segera konfirmasi kepada penerima yang dituju.

Untuk mencegah terjadinya hal-hal yang mengganggu keamanan dan ketertiban di lingkungan Kantor, maka perlu adanya peraturan kendaraan yang keluar-masuk, sbb. :

  1. Petugas Pengamanan Dalam hendaknya mengetahui semua kendaraan milik kantor dan Pegawai sebagai tindakan preventif dan pemantauan keluar-masuknya kendaraan di lingkungan Kantor.
  2. Petugas Pengamanan Dalam berhak mengadakan pengecekan baik barang maupun surat jalan pada setiap kendaraan yang membawa barang keluar-masuk dari dan ke lingkungan Kantor.
  3. Setiap Pegawai atau Rekanan (pihak ketiga) yang membawa barang keluar dari lingkungan Kantor agar melaporkan kepada Petugas Pengamanan Dalam untuk dilakukan pencatatan.
  4. Petugas Pengamanan Dalam harus mencatat data pengirim dan nomor plat kendaraan yang keluar-masuk ke dan dari Kantor dalam buku monitoring.

Demikianlah Standard Operasional Prosedur (SOP) ini dibuat untuk memberikan gambaran dan petunjuk serta pedoman secara tertulis kepada anggota Satuan Pengamanan Dalam Kantor DPD RI DIY dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya.

Buku petunjuk ini tidak menutup kemungkinan terhadap perubahan sesuai dengan perkembangan situasi dan kondisi terkini di lapangan.